Datenschutz

Welche Informationen erhalten wir und wozu werden diese benötigt?

Daten die wir vom Absender der Sendung erhalten

Der Absender einer Sendung übermittelt uns auf elektronischem Wege die folgenden personenbezogenen Daten vom Absender und Empfänger der Sendung:

• Namen und Anschrift (Namen und Anschrift (Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort). Die Daten verwenden wir in den Tourenunterlagen, um die Sendung zustellen zu können.)
• Telefonnummer und E-Mail - Adresse: Die Kommunikationsdaten werden im Einzelfall benötigt, falls bei der Zustellung ein Problem auftritt und man z.B. einen neuen Zustelltermin vereinbaren möchte.
• Kundennummer
  Bei Rücksendungen an den Absender erhält dieser auf elektronischem Weg vorab eine Information unter Nennung der Kundennummer.
• Angaben zur Sendung, wie Gewicht, Volumen und Verpackungsart
  Anhand dieser Informationen werden Kapazitätsplanungen für die Zustelltouren durchgeführt, Angaben im Zuge des Retourenscheines (Bestellnummer).

 

Hinweise zur Sendung bei bestimmten Versandformen, wie z.B. den Inkassobetrag bei Nachnahme-Sendungen oder einem Zustelltermin.

Diese Daten benötigen wir, um die entsprechenden Versandanweisungen des Absenders usw. zu berücksichtigen und deren Erfüllung zu kontrollieren. Angaben zu den bestellten Artikeln, wie z.B. die Artikelnummer oder Artikelbezeichnungen, verarbeiten wir nicht.
 

Wie erfolgt die Adressspeicherung im Hermes PrivatPaketService?

Regelmäßige Nutzer unseres Hermes PrivatPaketService können über das Hermes Portal im Internet auf bequeme Weise Aufträge platzieren und die für unsere Abwicklung notwendigen Unterlagen ausdrucken.

Die hierfür benötigten Adressinformationen werden im Rahmen einer Registrierung von Ihnen einmalig über ein Internet-Formular an uns übermittelt und stehen dann passwortgeschützt für weitere Aufträge zur Verfügung. Bei Abgaben im Paketshop erfolgt eine Erfassung anhand der Begleitunterlagen durch unsere Mitarbeiter an der zuständigen Niederlassung.

Die von Ihnen bereit gestellten Daten sind zur Vertragserfüllung bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht abschließen. Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt nicht, mit Ausnahme der Übermittlung an das von uns beauftragte Transportunternehmen zur Zustellung der Ware sowie an unseren Steuerberater zur Erfüllung unserer steuerrechtlichen Verpflichtungen.

Im Falle eines Vertragsabschlusses werden sämtliche Daten aus dem Vertragsverhältnis bis zum Ablauf der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist (7 Jahre gemäß § 132 BAO bzw § 212 UGB) gespeichert.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 165 Abs 3 TKG (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) und Art 6 Abs 1 lit b (notwendig zur Vertragserfüllung) der DSGVO.-

 

Welche Informationen erheben wir selbst?

Über den auf der Sendung aufgebrachten Barcode mit der Identifikationsnummer werden alle Sendungen bei den verschiedenen Bearbeitungsschritten durch Scanner erfasst. Der jeweilige 'Status' wird in unserem EDV-System gespeichert und dient zur lückenlosen Dokumentation der Sendung z.B. im Falle von Reklamationen. Unsere Zusteller sind mit mobilen Datenerfassungsgeräten ausgestattet. Auf dem Display dieses Gerätes quittieren Sie – wie auf einem Stück Papier – durch Ihre Unterschrift den Erhalt der Sendung. Zusätzlich hierzu speichern wir Datum und Uhrzeit der Zustellung und bei Nachbarschaftsabgaben auch den Namen und Wohnort des Ersatzempfängers.

Ihre Unterschrift wird verschlüsselt auf dem Erfassungsgerät gespeichert und nach Rückkehr an die Niederlassung vom Zusteller ebenfalls verschlüsselt in unser zentrales EDV-System übertragen. Durch verschiedene Maßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Quittungsunterschrift gegen missbräuchliche Nutzung geschützt ist. Bei einer beauftragten Auslieferung der Sendung an einen PaketShop erfolgt die Identifikation des Abholers über den Personalausweis. Für etwaige Reklamationsfälle wird vom Paketshop die Ausweisnummer dokumentiert. Die Nummern werden temporär gespeichert und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wieder gelöscht. Steuerrechtlich relevante Daten werden sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 BAO bzw § 212 UGB). In begründeten Einzelfällen können Ihre Daten auch länger aufbewahrt werden, wenn etwa ein Rechtsstreit anhängig ist. 
 

Bewerbungen

Wenn sie uns Ihre Bewerbungen zukommen lassen, werden Ihre freiwillig gemachten persönlichen Angaben sowie ihre Bewerbungsunterlagen, zwecks Bearbeitung der Bewerbung bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihrer Einwilligung weiter. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sind unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten im notwendigen Umfang (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Spätestens 7 Monate nach Besetzung der Stelle werden ihre angegebenen und übermittelten Daten gelöscht. Wenn wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) in Evidenz halten sollen, löschen wir diese Daten nach drei Jahren. 
 

Datenerfassung beim Besuch unserer Webseiten

Bei jedem Besuch eines Nutzers auf dem Internet-Angebot der Hermes Logistik Gruppe werden bestimmte Daten temporär von unseren Webservern in einer Protokolldatei gespeichert und verarbeitet. Die folgenden Daten werden bei jedem Zugriff auf unsere Websites in einer Protokolldatei gespeichert:

• die IP-Adresse des anfragenden Rechners
• das Datum und die Dauer des Besuchs des Nutzers
• die Erkennungsdaten des verwendeten Browers- und Betriebssystems-Typs
• die Webseiten der Hermes Logistik Group, die der Nutzer besucht
• die Webseite, von der aus der Nutzer uns besucht
• Daten, die Sie in die dafür vorgegebenen Masken eingeben

 

Darüberhinausgehende personenbezogene Daten wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail Adresse werden nicht erfasst. Diese Angaben werden nur erfasst, wenn Sie diese z.B. bei der Registrierung in unserem Kundenportal, beim Erstellen eines Auftrages, bei Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular oder bei der Teilnahme an Gewinnspielen freiwillig gemacht haben.

Wir nutzen Ihre persönlichen Daten somit nur für die Kommunikation mit jenen Besuchern, die Kontakt ausdrücklich wünschen und für die Abwicklung der von uns angebotenen Dienstleistungen und Produkte. Wir geben Ihre persönlichen Daten ohne Zustimmung nicht weiter, können jedoch nicht ausschließen, dass diese Daten beim Vorliegen von rechtswidrigem Verhalten eingesehen werden.
 

Registrierung auf unserer Internetseite

Sie haben die Möglichkeit, sich im Kundenportal auf unserer Internetseite unter Angabe von personenbezogenen Daten als Kunde zu registrieren. Welche personenbezogenen Daten dabei an uns übermittelt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske, die für die Registrierung verwendet wird. Die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich für die interne Verwendung und für eigene Zwecke erhoben und gespeichert. Wir können derartige Daten an einen oder mehrere Auftragsverarbeiter weitergeben, welcher die personenbezogenen Daten ebenfalls ausschließlich für eine interne Verwendung, die dabei uns zuzurechnen ist, nutzt. Aktuelle setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

• Unternehmen: Microsoft Inc
  • Sitz: USA
  • Zwecke der Datenverarbeitung: Cloud-Computing-Provider und E-Mail-Service
  • Sicherung eines angemessenen Datenschutzniveaus: Abschluss von Standarddatenschutzklauseln nach Art 46 Abs 2 lit c DSGVO.
     
• Unternehmen: Atlassian
  • Sitz: Australien
  • Zwecke der Datenverarbeitung: Betreiber des Online-Ticketing-Systems
  • Sicherung eines angemessenen Datenschutzniveaus: Abschluss von Standarddatenschutzklauseln nach Art 46 Abs 2 lit c DSGVO.
     
• Unternehmen: IPAX OG
  • Sitz: Österreich
  • Zwecke der Datenverarbeitung: Hosting-Provider der Website
  • Sicherung eines angemessenen Datenschutzniveaus: Innerhalb der EU

 

Durch eine solche Registrierung wird ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) der betroffenen Person vergebene IP-Adresse, das Datum sowie die Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt vor dem Hintergrund, dass nur so der Missbrauch unserer Dienste verhindert werden kann, und diese Daten im Bedarfsfall ermöglichen, begangene Straftaten aufzuklären. Insofern ist die Speicherung dieser Daten zu unserer Absicherung erforderlich. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe besteht oder die Weitergabe der Strafverfolgung dient.

Eine solche Registrierung unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten dient dazu, Ihnen weitere Inhalte oder Leistungen anzubieten, die aufgrund der Natur der Sache nur registrierten Benutzern angeboten werden können. Als registrierte Person steht Ihnen die Möglichkeit frei, die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten jederzeit abzuändern oder, sofern keine vertragliche oder gesetzliche Notwendigkeit der Aufbewahrung besteht, aus unserem Datenbestand löschen zu lassen.
 

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. 
 

Gewinnspiel

Wenn Sie an einem eventuellen Gewinnspiel auf unserer Homepage teilnehmen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Durchführung des Gewinnspiels bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihrer Einwilligung weiter. Sobald das Gewinnspiel beendet ist, werden ihre Daten nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten gelöscht.
 

Newsletter

Wenn Sie den auf der Webseite angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben sie nicht an Dritte weiter.

Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den "Austragen"-Link im Newsletter.

Welche persönlichen Informationen werden von Hermes weitergegeben?

Die mit Hermes kooperierenden Versandhäuser erhalten auf elektronischem Weg täglich die Statusinformationen zu ihren Sendungen. Anhand dieser Informationen prüfen die Versandhäuser die ordnungsgemäße Bearbeitung der Sendung und nehmen bei Problemen Kontakt zu Ihnen als Kunden auf. Bei von Hermes durchgeführten Adressklärungen erhält das Versandhaus die korrigierte Adresse auf elektronischem Wege übermittelt.

Gibt es andere Verwendungszwecke meiner Daten?

Für die Abrechnung unserer Leistungen mit unseren Auftraggebern sowie für verschiedene andere statistische Zwecke werden die Daten nach unterschiedlichen Merkmalen ausgewertet, wie z.B. die monatliche Sendungsmenge je Postleitzahl. Dabei entstehen aber ausschließlich verdichtete, nicht mehr personifizierbare Statistiken. Eine auf Einzelpersonen ausgerichtete Auswertung oder Verdichtung der Zustellinformationen findet nicht statt.

Wie komme ich als Empfänger der Sendung an Informationen?

Aus Sicherheitsgründen erhält der Empfänger Informationen nur vom Absender. Bei den Versandhäusern übernimmt diese Aufgabe z.B. die jeweilige Kundenbetreuung. Teilweise bieten die Versandhäuser auch die Möglichkeit, aktuelle Statusinformationen über das Kundenkonto im Internet abzufragen. Für Nutzer des Hermes PrivatPaketService besteht die Möglichkeit, direkt über das Hermes-Portal im Internet eine Sendungsauskunft zu erhalten.

Bestandsdaten

Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung oder ohne gesetzliche oder vertragliche Grundlage werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an außerhalb der Vertragsabwicklung stehende Dritte weitergegeben. Nach vollständiger Vertragsabwicklung werden Ihre Daten für die weitere Verwendung gesperrt. Nach Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften werden diese Daten gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in die weitere Nutzung eingewilligt haben.

Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind (Bestandsdaten), werden ausschließlich zur Vertragsabwicklung verwendet. So muss z.B. zur Zustellung der Waren Ihr Name und Ihre Anschrift an den Warenlieferanten weitergegeben werden.
 

Erhebung von Daten aus anderen Quellen (Art 14 DSGVO)

Im Zuge der Zustellung von Paketen können wir personenbezogenen Daten von anderen Zustelldiensten oder Logistik-Unternehmen erhalten. Dies erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Pakete zuzustellen. Dabei können wir folgende Daten jeweils des Empfängers und Absenders erhalten: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt (Art 13 Abs 2 lit f DSGVO)?

In unserem Unternehmen findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art 13 Abs 2 lit f DSGVO statt. 

Ihre Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen als Betroffener umfangreiche Rechte zu. Diese Rechte sollen vor allem für mehr Transparenz im Zusammenhang mit Ihren Daten sorgen. Ihre Rechte als betroffene Person sind das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung (insbesondere betreffend Direktmarketing) sowie auf Datenübertragbarkeit und jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung.

Sofern wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Datenverarbeitung nicht beeinträchtigt (Art 7 Abs 3 DSGVO). 

Betroffene Personen können sämtliche Rechte durch ein Email an datenschutz(at)hlg.at oder durch persönliche Kontaktaufnahme (z.B. per Telefon [Bitte die Telefonnummer anführen] oder direkt vor Ort (Concorde Business Park 1, D 1/7, 2320 Schwechat) oder durch eine Mitteilung per Post oder Telefax [Bitte die konkreten Adressen anführen] ausüben. 

Nach entsprechendem Identitätsnachweis erteilen wir der betroffenen Person auf Anfrage Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten über die betroffene Person gespeichert sind. Ferner berichtigen oder löschen wir personenbezogene Daten auf Wunsch oder Hinweis der betroffenen Person, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vertragliche Notwendigkeit oder überwiegend berechtigte Interessen entgegenstehen. Der in dieser Datenschutzerklärung genannte Datenschutzbeauftragte steht der betroffenen Person in diesem Zusammenhang als Ansprechpartner zur Verfügung.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, steht Ihnen die Möglichkeit der Beschwerde bei der Datenschutzbehörde offen. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde, deren Kontaktdaten wie folgt lauten:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42,
1030 Wien 

TLS-Verschlüsselung

Wir verwenden https um Daten abhörsicher im Internet zu übertragen. Durch den Einsatz von TLS (Transport Layer Security), einem Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung im Internet tragen wir zum Schutz Ihrer Daten bei. Sie erkennen die Benutzung dieser Absicherung der Datenübertragung am kleinen Schloßsymbol links oben im Browser und der Verwendung des Schemas https als Teil unserer Internetadresse.

Scareware und schadhafte Programme

Es existieren im Internet Webseiten, die den Anschein erwecken zu Hermes zu gehören. Auf diesen falschen Webseiten wird versucht, schadhafte Programme wie z.B. Spyware, Trojaner oder Computerviren auf fremden Computern zu installieren.

Hermes ist für diese Webseiten nicht verantwortlich und wird Sie niemals (per E-Mail oder auf der Webseite) aktiv auffordern, Ihren Browser oder Ihr Betriebssystem aus Sicherheitsgründen zu aktualisieren bzw. eine zusätzliche Software zu installieren. Um die Funktionen auf den Hermes Webseiten zu nutzen, benötigen Sie neben einer aktuellen Browserversion ausschließlich ein Programm, das PDF-Dokumente und Flashanimationen anzeigen kann.

 

Was ist Scareware?

Scareware ist eine Software, die darauf abzielt, den Webseitenbesucher mit vermeintlichen Fehlermeldungen zu verunsichern. Der Begriff Scareware setzt sich aus den englischen Wörtern "scare" (Schrecken) und "Software" zusammen. Es werden bestehende Webseiten 1:1 kopiert und unter ähnlichen Internetadressen zur Verfügung gestellt. Beim Besuch dieser falschen Webseite wird ein PopUp-Fenster eingeblendet, welches auf fehlende Sicherheitsupdates, eine Vireninfektion oder ähnliches hinweist und den Webseitenbesucher so verunsichern soll. Zur vermeintlichen "Fehlerbehebung" soll an Ort und Stelle eine Software heruntergeladen und sofort installiert werden. Die auf der Webseite angebotene Software ist aber weder ein Sicherheitsupdate noch eine Aktualisierung für den Browser. Es besteht die Gefahr, dass es sich bei der angebotenen Software um ein schadhaftes Programm handelt. Verlassen Sie die falsche Webseite unverzüglich und schließen das Browserfenster.

Kontakt

Bei Fragen oder Hinweisen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz-Beauftragten:

Hermes Logistik GmbH, FN 385111 s
Concorde Business Park 1, D 1/7
2320 Schwechat
datenschutz(at)hlg.at